首先,要明確一個概念:做活動就是走鋼絲,沒有保險的高空走鋼絲!
因為,活動沒有“彩排”,只有現(xiàn)場“直播”!無論什么類型的活動,人數(shù)是50人還是2000人,也不論預算是幾萬塊還是幾十上百萬,從邀請、接待、到現(xiàn)場管理的每一個環(huán)節(jié),都是所在公司形象的直接反映。根據(jù)墨菲定律,可能會出錯的事情一定會出錯。
第一,活動預算;在開始策劃之前,就要決定活動的規(guī)模,而規(guī)模取決兩個要素:資金和目標??偛荒懿邉澋揭话氲臅r候發(fā)現(xiàn)預算不夠,那就是在做無用功。第一步粗略估算出舉辦活動的主要費用(場租/住宿/交通/會場布置/AV燈光舞臺布置/嘉賓/演員/主持人/安保/攝影攝像/勞務/視頻制作/物料制作/第三方開發(fā)/禮品采購/公關費用/各種雜費等)。
第二,活動目的;此次活動的目標和動機是什么?希望達成的目標?活動必須要有意義,比如:吸引媒體關注/提高公眾知名度/推出新產(chǎn)品新形象/表彰/答謝員工客戶供應商等。根據(jù)不同的目的確定活動調(diào)性,嚴謹?shù)募夹g交流會議、創(chuàng)新獨特的科技發(fā)布會、高端低奢的答謝會等。
第三,活動場地;明確了活動目的和活動調(diào)性,就要甄選合適的活動場地。一場令人記憶深刻的活動場地占了一半因素,如果想選擇一個與眾不同的地方,或許是博物館/美術館/藝術劇院/私人住所/歷史遺跡/俱樂部/風景名勝/網(wǎng)球場/倉庫/游船等,數(shù)之不盡,只怕你想不到或者資金不夠用。
第四,核心內(nèi)容;用現(xiàn)在流行的說法是干貨,如果是一場產(chǎn)品發(fā)布會,那么核心內(nèi)容就是圍繞產(chǎn)品發(fā)布來設計;如果是一場頒獎答謝晚會,核心內(nèi)容就圍繞頒發(fā)各種獎項來設計;如果是慶典類,就好好包裝企業(yè)奮斗歷程和前程似錦。核心內(nèi)容是整場活動的內(nèi)核,圍繞核心內(nèi)容,可以提煉主題、Slogan、主KV,通過什么樣的發(fā)布形式讓受眾感知核心內(nèi)容,是比較考驗策劃團隊的創(chuàng)意能力和執(zhí)行經(jīng)驗了。
第五,活動亮點;一場與眾不同的活動總要有幾個亮點,非凡的體驗受眾會自動進行二次傳播。如果你的活動像白開水一樣平淡,受眾會連自拍的欲望都沒有?;顒恿咙c不一定都是明星、網(wǎng)紅、大咖、新媒體、新技術,也可以通過創(chuàng)意的方式給受眾意外的驚喜,創(chuàng)造不一樣的體驗。
執(zhí)行過程中有可能出錯的幾個地方
第一,接待;嘉賓的行程出現(xiàn)差錯,有可能是機票訂錯、名字不符無法入住。也可能是現(xiàn)場座位卡準備不足、名字出現(xiàn)錯字別字等;
第二,交通;甄選場地時可能沒有考慮到交通的便捷性,導致觀眾無法準確找到會場,或現(xiàn)場停車位不足,或現(xiàn)場出現(xiàn)交通擁堵;
第三,時間;要想活動成功,一個重要的條件是挑選一個好日子。保證大多數(shù)人有時間能夠出席外,避免惡劣天氣;
第四,現(xiàn)場;有沒有柱子、吊燈之類?視線是否足夠好,每一位客人都能夠看清楚舞臺或大屏幕;天花板高度是否足夠高;舞臺是否夠大?多高?一個還是幾個?演講是否需要多種語言?視聽設備對舞臺的要求?必須留出多少時間進行彩排?如何上下舞臺?舞臺設備搬出搬進、安裝拆卸都需要多長時間?演講話筒突然沒有聲音、PPT視頻卡頓、甚至斷電等諸如此類;
第五,報批;大型戶外活動需要報批消防城建公安等系統(tǒng)。作為活動策劃者一定要知道哪些場所需要辦理哪些許可證,需要做些什么工作,不能靠臨時碰運氣解決,盡量考慮到各種可能發(fā)生的意外事件。
活動結束
一個活動下來,策劃人員都感到身心疲憊。現(xiàn)在,活動終于結束了,終于可以松一口氣了,可以好好回顧和慶祝休息一下,但是不要安排在第二天。要給每個人有充裕的時間理理頭緒,好好的放松一下。然后,好好的寫一份總結報告?;顒幽繕耸欠襁_成?實現(xiàn)預算了嗎?哪里超支了?原因?有什么成效?
這樣記錄對成功策劃下一場活動將大有裨益。
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